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企業へ電話をかける時のマナー


就職活動における、電話マナーはとても大切

就職活動中は、電話やメールで企業の採用担当者と連絡手段として利用する機会が多くなりますよね。

電話は、普段は自分のことを知っている人と会話をすることがほとんどのツールですが、あまり関わりがなかった社会人との電話になりますので担当者に悪い印象を与えてしまわないか不安になってしまう方もいらっしゃるでしょう。

面接など直接会って話すのは大丈夫だけど、電話だとなぜか緊張してしまう人も・・・。

就職活動における、電話マナーはとても大切です。

就活では電話をかけたり、受けたりすることが多くなり、電話の受け答え1つで相手への印象が大きく変わってくるからです。

電話対応に不慣れなばかりに、失礼な態度をとってしまってはせっかくのタイミングを逃してしまうかも。

そこで、電話のマナー・間違えやすい敬語・緊張してしまったときの切り抜け方を学んでおきましょう!

電話をかける前に準備するポイント

静かな場所でかけよう

企業へ電話をする場合、周りの環境を意識することが大切です。

周囲がうるさい場所での電話は、相手の声が聞き取れなかったり、逆に相手側にもあなたの声が届きにくかったリします。

これではスムーズに話すことができませんよね。

電話をかけるときには、静かで電波が十分ある場所を選びましょう。

メモを準備しよう

電話は声でのやり取りなので、何を話したか形に残りません。

スマホの操作に慣れていると、電話をかけながらアプリを開いてスケジュールの確認・追加・変更などが簡単にできる方もいるでしょう。

ただ、あまりスマホになれていない人が、普段と違う就職に関する会話をしながら操作をスムーズに行えることはできるでしょうか・・・。

確実にメモを残せる方法は、手書きが簡単に管理でき落ち着いて対応することができる方法だと思います。

いつでもメモが取れるような状態にしてから、電話をかけメモした内容を復唱して確認するようにしましょうね。

電話をする時間帯に注意しよう

会社には忙しい時間帯や、採用担当者が不在になりがちな時間帯があります。

緊急な場合や指定があったときにはあてはまりませんし、就活生の皆さんにも大学の授業やバイトなどの合間で電話をかけるので都合もありますよね。

ですが、企業には避けた方がよい時間帯があることを知っておきましょう。

朝9時~11時頃
始業開始直後は朝礼・前日の仕事の引き継ぎ・1日のスケジュールなどで忙しく、慌ただしいことが多いです。
電話を掛ける時間が早すぎて、採用担当者がまだ出勤していないケースもあるようです。

12時~14時頃
学生の方もバイトの合間でも、お昼休みに電話を掛けやすいですが、企業もお昼休みになるタイミングなのです。
昼食に出ている時間帯になるので、不在のことがよくあります。

18時以降(終業以降)
その日の業務内容の確認や次の日の打ち合わせなど多忙になることが多いです。
終業時間が過ぎているときは、電話が留守電になってしまうこともあります。

土日・祝日
休日になるため、誰もいません。

上記のことから企業に電話をかける時間帯は、14時から18時の間が望ましいと言えるでしょう。(もちろん、企業に指定された時間があればその時間帯に必ずかけるようにしましょうね。)

電話のかけかたのポイント

話す内容を事前に準備しよう

企業へ電話をするときの内容は

1・名乗る
電話の基本中の基本は、「自分の名前を名乗る」ということです。
まずは、「お忙しい所失礼いたします。○○大学の○○と申します」と元気よく名乗りましょう。
間をあけずにスッと話せるように、声に出して練習しましょう。
緊張していると途切れ途切れになってしまうので、スムーズに話せるようになるとよいですね。
電話は相手の顔が見えないので、テンポよく言えるようになりましょう。

2・採用担当者に取り次いでもらう
名乗った後は、要件を軽く伝えて採用担当者につないでもらいましょう。
「本日は○月○日の会社説明会の予約について電話いたしました。採用担当者の○○様をお願いできますでしょうか」などと伝えます。
ほとんどの場合、直通で繋がることはありませんので、最初に出た人は違う人と思った方が良いです。
採用担当ではない人にいきなり「会社説明会の予約を~」など要件を言うのはやめましょうね。

3・要件を伝える
担当者が電話に出たら、名前の確認・自己紹介・要件を伝えましょう。
「お忙しい所失礼いたします。○○様でしょうか?○○大学○○と申します。。お時間よろしいでしょうか」
それから要件を簡潔にわかりやすく伝えましょう。
何をいいたいのかわからない、要領を得ない話しはストレスになります。
伝えたいことをメモに書き、シンプルに要件だけを伝えるようにしましょう。

4・電話をきる
「よろしくお願いいたします」「お時間ありがとうございました」「失礼いたします」など挨拶を伝えてから電話を切るようにしましょう。

話したい事をメモに書いておき、それを見ながら電話をする

電話は就活の時だけではなく、仕事を始めてからも電話をかけたり受けたりすることが多くあります。

当たり前ですが、最初から上手に対応できる人はいません。

最初は緊張して言葉がうまく出てこないと悩んでしまうかもしれませんが、慣れるとスラスラと言葉が出てくるようになりますよ。

慣れないときのコツは、話したい事をメモに書いておき、それを見ながら電話をすることです。

ですが、就活中はこちらから企業へ電話をかけることは少なく、企業から受ける電話の方が多いのが現状です。

突然の電話でメモの準備をしていなくても、いつ電話がかかってきてもOKなようにあらかじめ対応方法・マナー・言葉を頭に入れておきましょうね。

最低限失礼がなく、相手を不快にさせない対応をできるように、ご紹介した電話でのマナーを参考にしてみてくださいね。

就活生の常識!電話をかけるときのマナー
・電話をかける時間帯に気をつける
・周囲が静かな場所を選ぶ
・話したいことをメモしておく
・まず名前を名乗る
・要件はシンプルでわかりやすく簡潔にまとめる

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